Как компенсировать сотруднику расходы на интернет. Как оформляется компенсация сотруднику мобильной связи. Налог на прибыль

1. Чем подтвердить обоснованность расходов на сотовую связь.

2. Как оформить использование сотрудниками личных телефонов и сим-карт в служебных целях.

3. В каком порядке отражаются расходы на сотовую связь в бухгалтерском и налоговом учете.

Расходы на услуги связи – один из тех видов расходов, которые есть практически у любой организации и ИП. Причем все большую долю в этих расходах занимают услуги сотовой связи. И это неудивительно, ведь сотовая, или мобильная, связь позволяет намного оперативнее решать рабочие вопросы, а для некоторых работников использование стационарного телефона просто невозможно. Так, например, без мобильных телефонов при осуществлении трудовой деятельности не обойтись сотрудникам с разъездным характером работы, а также работа которых связана с частыми командировками. Поэтому перед работодателями встает необходимость обеспечить своих сотрудников сотовой связью, и сделать это так, чтобы учесть интересы работников и свои собственные и при этом избежать претензии налоговых органов. О том, как это сделать – читайте в статье.

Обеспечение сотрудников сотовой связью возможно в двух вариантах:

• Корпоративная сотовая связь : договор с сотовым оператором заключает работодатель, а сотрудникам выдаются в пользование сим-карты, принадлежащие работодателю.

• Компенсация расходов сотрудников на сотовую связь : каждый работник заключает договор с сотовым оператором от своего имени и использует личную сим-карту для служебных звонков.

Выбранный способ (или их сочетание), а также все существенные условия использования работниками сотовой связи в служебных целях, необходимо закрепить в локальном нормативном акте. Таким документом может быть, например, Положение об обеспечении сотрудников сотовой связью .

В налоговом учете расходы на услуги сотовой связи, в том числе и на выплату работникам компенсации расходов на сотовую связь, принимаются как для расчета налога на прибыль (пп. 25 п. 1 ст. 264), так и при УСН (пп. 18 п. 1 ст. 346.16 НК РФ). По общему правилу расходы на сотовую связь должны быть экономически обоснованы и подтверждены документально. При этом порядок документального подтверждения таких расходов напрямую зависит способа обеспечения сотрудников сотовой связью.

Корпоративная сотовая связь

Для подтверждения расходов на корпоративную сотовую связь потребуются следующие документы (Письмо Минфина от 23.06.2011 № 03-03-06/1/378):

• договор с оператором сотовой связи;
• счет за оказанные услуги;
• утвержденный руководителем организации перечень должностей работников, использующих сотовую связь для выполнения трудовых обязанностей. Указанный перечень должностей может быть закреплен в отдельном приказе или прописан в Положении об обеспечении сотрудников сотовой связью.

В отдельных случаях требуются также:

• счет-фактура – для налогоплательщиков НДС с целью принятия к вычету «входного» НДС (п. 1 ст. 172 НК РФ);
• документ, подтверждающий оплату услуг оператора сотовой связи – для организаций, применяющих УСН (п. 2 ст. 346.17 НК РФ).

Помимо перечисленных документов налоговые инспекторы нередко запрашивают дополнительные документы, подтверждающие экономическую обоснованность расходов на услуги сотовой связи:

• должностные инструкции сотрудников, пользующихся сотовой связью, как подтверждение того, что использование сотовой связи необходимо для выполнения ими трудовых обязанностей;
• трудовые договоры (коллективный договор) с сотрудниками, в которых прописаны условия обеспечения сотовой связью или дается ссылка на соответствующий локальный акт (Положении об обеспечении сотрудников сотовой связью);
• детализации счетов за услуги связи, в которых указаны телефонные номера всех абонентов, с которыми велись переговоры, как подтверждение того, что переговоры носили рабочий, а не личный характер.

Что касается детализации счетов за услуги сотовой связи, обязательность такого документа неоднозначна. Минфин в некоторых письмах указывает, что детализация обязательна (Письма Минфина России от 19.01.2009 № 03-03-07/2, от 05.06.2008 № 03-03-06/1/350, от 27.07.2006 № 03-03-04/3/15). Однако суды в большинстве случаев не рассматривают отсутствие детализации как основание для непринятия расходов на сотовую связь к налоговому учету (Постановления ФАС МО от 22.06.2010 № КА-А40/6056-10, от 29.01.2010 № КА-А40/14759-09-2, ФАС ПО от 23.05.2008 по делу № А55-10554/07). В основном суды ссылаются на то, что НК РФ не содержит требования об обязательном подтверждении расходов на связь детализированным счетом. Кроме того, детализация содержит только телефонные номера, однако, не раскрывает характер и содержание разговора (служебный или личный).

! Обратите внимание: Если Вы решили «подстраховаться» и подтверждать обоснованность расходов на услуги сотовой связи детализацией счетов, необходимо иметь в виду, что если детализация есть, она непременно станет предметом проверки налоговиков. Поэтому детализацию нужно не просто приложить к счету, а фактически проверить и отсечь все личные разговоры (то есть плату за них включать в налоговые расходы нельзя). Тот факт, что детализация проверена, целесообразно отразить, например, проставлением отметки на самом документе с указанием даты и подписи ответственного лица.

Учет телефонов и сим-карт

При «корпоративном» варианте обеспечения сотрудников сотовой связью сим-карты с «привязанными» к ним номерами телефонов принадлежат работодателю и выдаются работникам в пользование. Однако, сим-карты сами по себе, как известно, не работают: нужны телефоны (или другие устройства). И здесь, как правило, применяется один из двух вариантов:

• телефоны закупает работодатель и выдает работникам в пользование;
• работники используют личные телефоны. В этом случае работникам может выплачиваться , либо .

Нередко встречается и третий вариант: у организации нет собственных сотовых телефонов, а использование личных телефонов сотрудников никак не оформлено. При этом расходы на сотовую связь регулярно учитываются на основании счетов, выставленных оператором. В этом случае правомерность принятия расходов на сотовую связь, скорее всего, налоговые инспекторы поставят под сомнение. Однако у налогоплательщиков есть шансы доказать свою позицию. Во-первых, НК РФ не содержит требования об обязательном наличии телефонов для признания расходов на связь (25 п. 1 ст. 264 НК РФ). Во-вторых, суды не раз вставали на сторону налогоплательщиков, подтверждая правомерность принятия к налоговому учету расходов на сотовую связь даже при отсутствии телефонов (Постановление ФАС СЗО от 24.04.2007 по делу № А56-33529/2006; Постановление ФАС МО от 21.07.2005 № КА-А41/6715-05). И все-таки, чтобы не давать налоговикам лишний повод для претензий, имеет смысл позаботиться о документальном оформлении использования сотрудниками сотовых телефонов.

Что касается сим-карт, то стоимость их приобретения может отражаться:

• в составе материальных расходов (пп. 3 п. 1, п. 2 ст. 254, пп. 5 п. 1 ст. 346.16 НК РФ). Если плата при подключении больше, чем сумма, зачисленная на счет в качестве авансового платежа, то разница будет составлять стоимость сим-карты;
• если вся сумма, уплаченная при подключении, зачисляется на счет, то стоимость сим-карты равна нулю, а уплаченная сумма учитывается как аванс за услуги связи.

Так как сим-карты являются собственностью работодателя и передаются сотрудникам во временное пользования, целесообразно вести забалансовый учет сим-карт с аналитикой по телефонным номерам и сотрудникам.

! Обратите внимание: Передача сим-карты (и телефона) работнику должна быть документально оформлена . С этой целью можно использовать установленный в организации порядок документального оформления движения МПЗ, либо разработать и утвердить специальные формы первичных документов, например, журнал выдачи сотрудникам телефонов и сим-карт. Документальное оформление передачи сим-карт сотрудникам служит доказательством того, что конкретный сотрудник использует конкретный телефонный номер, и в случае установления лимитов расходов на сотовую связь, это будет являться основанием для взыскания с сотрудника суммы превышения лимита.

Установление лимитов расходов на сотовую связь

В случае предоставления сотрудникам корпоративной сотовой связи у организации нет возможности выборочно оплачивать оператору стоимость услуг: оплатить придется всю сумму, указанную в счете, на которую «наговорили» сотрудники. Поэтому, чтобы не переплачивать за личные разговоры работников, чаще всего им устанавливаются лимиты расходов на сотовую связь или используется безлимитный тариф.

• Безлимитный тариф

У безлиминтого тарифа есть весомое преимущество: не нужно контролировать сумму расходов сотрудников, поскольку плата за услуги связи фиксированная и не зависит от количества и продолжительности звонков (абонентская плата). Кроме того, как разъяснил Минфин, оплата услуг сотовой связи по безлиминтому тарифу не препятствует их учету для целей налогообложения (Письмо Минфина РФ от 23.06.2011 № 03-03-06/1/378).

Однако в некоторых случаях организациям выгоднее использовать тариф с повременной оплатой, а это, в свою очередь предполагает установление лимитов расходов на сотовую связь для сотрудников. Если такие лимиты не установить, вся выгода от использования повременного тарифа может быть перечеркнута большим количеством «лишних» звонков и, как следствие, «лишних» расходов.

• Установление лимитов

Факт установления лимитов расходов на сотовую связь для сотрудников, а также суммы этих лимитов необходимо закрепить в отдельном приказе руководителя или в Положении об обеспечении работников сотовой связью и ознакомить с ними работников, использующих корпоративную сотовую связь.

Несмотря на то, что установление лимитов – прежде всего внутренняя мера, направленная на дисциплинирование работников, следует иметь в виду, что для проверяющих наличие лимитов означает только одно: расходы на сотовую связь, превышающие эти лимиты, являются для организации экономически необоснованными , и, соответственно, не принимаются для целей налогового учета.

Разумеется, лимиты расходов на связь, установленные работникам, должны быть максимально близки к фактическим затратам. Но даже это не гарантирует, что лимиты не будут превышены. В случае превышения работником установленного ему лимита расходов на сотовую связь возможны следующие варианты действий:

1. Превышение лимита вызвано служебной необходимостью (например, использование сотовой связи в загранкомандировке и т.д.).

В этом случае имеет смысл произвести единоразовое повышение лимита расходов на сотовую связь для конкретного работника. Повышение лимита необходимо задокументировать, оформив соответствующим приказом руководителя (основанием может служить заявление или служебная записка работника с указанием причин перерасхода, а также детализация счета за услуги связи, подтверждающая рабочий характер звонков).

1. Превышение лимита не связано с выполнением трудовых обязанностей (свершение личных звонков с рабочего номера и т.д.).

Тот факт, что сверхлимитные расходы на сотовую связь действительно носят личный характер, а не служебный, может подтверждаться детализацией счета. При этом сумма превышения лимита:

• может быть внесена работником в добровольном порядке или взыскана с работника в порядке возмещения материального ущерба, нанесенного работодателю (гл. 39 ТК РФ). При таком варианте сумма превышения лимита:
  • не является доходом работника, облагаемым НДФЛ;
  • не облагается страховыми взносами;
  • учитывается в составе прочих расходов для целей налогообложения только после возмещения работником. При этом сумма возмещения, внесенная работником (или взысканная с него), будет учитываться для целей налогообложения в доходах (Письмо Минфина РФ от 13.10.2010 № 03-03-06/2/178).

! Обратите внимание: работодатель не вправе по своей инициативе производить .

• может быть «прощена» работнику. Сумма превышения лимита, которая не возмещается работником и не взыскивается с него, то есть оплачивается за счет средств работодателя:
  • признается доходом работника в натуральной форме и подлежит обложению НДФЛ (п. 1 ст. 2010, пп. 1 п. 2 ст. 211 НК РФ);
  • облагается страховыми взносами (п. 1 ст. 7 Закона № 212-ФЗ);
  • не учитывается в расходах для целей налогообложения (Письмо Минфина РФ от 13.10.2010 № 03-03-06/2/178).

Как говорилось в начале статьи, обеспечение работников сотовой связью может быть организовано в виде выплаты компенсации расходов на сотовую связь. Как правило, при таком варианте компенсация включает в себя и плату за использование личных сотовых телефонов сотрудников в служебных целях, и возмещение расходов за услуги связи.

Порядок оформления и налогообложения компенсации за использование личных сотовых телефонов в целом аналогичен порядку, применяемому к любому другому личному имуществу сотрудников, например, автомобилям. Подробнее об этом Вы можете прочитать в статьях: и .

Для подтверждения обоснованности компенсации расходов на сотовую связь, потребуются следующие документы (Письма Минфина от 13.10.2010 № 03-03-06/2/178, Минздравсоцразвития от 06.08.2010 № 2538-19 (п. 3)):

• утвержденный руководителем перечень должностей работников, использующих сотовую связь для выполнения трудовых обязанностей;
• должностная инструкция работника;
• трудовой договор или другое письменное соглашение между работодателем и работником, в котором установлен размер и порядок выплаты компенсации;
• копия договора работника с оператором сотовой связи;
• копия счета за услуги связи, а также детализация счета, как подтверждение «рабочего» характера звонков.

Компенсация расходов на сотовую связь обычно устанавливается:

• в твердой сумме – в части компенсации за использование личного сотового телефона;
• в сумме фактических расходов или в пределах установленного лимита – в части возмещения расходов на услуги сотовой связи.

Подтвержденная документально сумма компенсации расходов сотрудников на сотовую связь:

• не облагается НДФЛ и страховыми взносами (п. 3 ст. 217 НК РФ, пп. «и» п. 2 ч. 1 ст. 9 Закона № 212-ФЗ, Письмо Минфина от 20.04.2015 № 03-04-06/22274);
• принимается для целей налогообложения прибыли и при УСН, как расходы на оплату услуг связи (пп. 25 п. 1 ст. 264, пп. 18 п. 1 ст. 346.16 НК РФ).

Бухгалтерский учет расходов на сотовую связь

Считаете статью полезной и интересной – делитесь с коллегами в социальных сетях!

Остались вопросы – задавайте их в комментариях к статье!

Yandex_partner_id = 143121; yandex_site_bg_color = "FFFFFF"; yandex_stat_id = 2; yandex_ad_format = "direct"; yandex_font_size = 1; yandex_direct_type = "vertical"; yandex_direct_border_type = "block"; yandex_direct_limit = 2; yandex_direct_title_font_size = 3; yandex_direct_links_underline = false; yandex_direct_border_color = "CCCCCC"; yandex_direct_title_color = "000080"; yandex_direct_url_color = "000000"; yandex_direct_text_color = "000000"; yandex_direct_hover_color = "000000"; yandex_direct_favicon = true; yandex_no_sitelinks = true; document.write(" ");

Нормативная база

1. Налоговый кодекс РФ
2. Федеральный закон от 24.07.2009 № 212-ФЗ «О страховых взносах в Пенсионный фонд Российской Федерации, Фонд социального страхования Российской Федерации, Федеральный фонд обязательного медицинского страхования»
3. Письмо Минздравсоцразвития от 06.08.2010 № 2538-19
4. Письма Минфина РФ:

• от 23.06.2011 № 03-03-06/1/378
• от 19.01.2009 № 03-03-07/2,
• от 05.06.2008 № 03-03-06/1/350,
• от 27.07.2006 № 03-03-04/3/15
• от 13.10.2010 № 03-03-06/2/178
• от 20.04.2015 № 03-04-06/22274

5. Постановления ФАС

• МО от 22.06.2010 № КА-А40/6056-10,
• МО от 29.01.2010 № КА-А40/14759-09-2,
• ПО от 23.05.2008 по делу № А55-10554/07
• СЗО от 24.04.2007 по делу № А56-33529/2006;
• МО от 21.07.2005 № КА-А41/6715-05

Как ознакомиться с официальными текстами указанных документов, узнайте в разделе

Вопрос:Сотрудник (юрист) использует личный телефон для служебных переговоров (в том числе с заграницей и находясь заграницей). Так же с этого телефона выходит в интернет (в том числе и в роуминге). При распечатке интернет-трафика получается около 70 листов и больше! Как можно упростить документооборот в этом случае (не распечатывать ежемесячно большое количество листов).Может ли сотрудник в заявлении на возмещение расходов по мобильной связи прописать сумму по служебным посещениям мобильного интернета и обосновать их необходимость?Спасибо.

Чтобы учесть компенсацию сотруднику расходов на оплату услуг Интернета при расчете налога на прибыль, сотрудник должен представить организации документы, подтверждающие факт и размер расходов на Интернет (договор с провайдером, акты об оказании услуг, счета или квитанции об оплате услуг и т. п.). Учесть при налогообложении можно компенсацию, выплаченную за использование интернет-ресурсов исключительно для служебной деятельности. Обеспечить раздельный учет затрат позволяют отчеты провайдеров. В этих отчетах должны быть указаны адреса всех сайтов, посещенных в течение отчетного периода, время посещения, объемы потребленной информации, а также установленные тарифы оплаты интернет-ресурсов. Если провайдер не согласен предоставлять подробные отчеты об интернет-ресурсах, налоговая инспекция может признать начисленную ему компенсацию необоснованной. В таком случае для возмещения расходов можно заключить с сотрудником договор аренды телефона и предусмотреть в нем возмещение расходов на Интернет в составе арендной платы, не выделяя их отдельной строкой. В заявлении на возмещение расходов по мобильной связи сотрудник может прописать сумму по служебным посещениям мобильного интернета и обосновать их необходимость. Но при налогообложении важно иметь доказательства того, использование интернета действительно связано с служебными обязанностями.

Обоснование данной позиции приведено ниже в материалах Системы Главбух

Ситуация: Можно ли учесть при расчете налога на прибыль компенсацию затрат на оплату услуг Интернета, выплаченную сотруднику-надомнику

Да, можно.

Организация обязана компенсировать сотруднику-надомнику расходы на оплату услуг Интернета, связанные с исполнением его служебных обязанностей.* Выплата такой компенсации может быть предусмотрена в специальном пункте трудового договора или в дополнительном соглашении к нему. Об этом сказано в Трудового кодекса РФ.

При расчете налога на прибыль затраты на оплату услуг Интернета учтите в составе прочих расходов по пункта 1 статьи 264 Налогового кодекса РФ. Эту норму следует применять только в тех случаях, когда договор на предоставление услуг Интернета заключен непосредственно между провайдером и организацией. Если же такой договор заключен между провайдером и сотрудником-надомником, компенсацию расходов сотрудника можно списать на основании подпункта 49 пункта 1 статьи 264 Налогового кодекса РФ. Косвенно такую точку зрения подтверждает Минфин России в письме от 8 декабря 2006 г. № 03-03-04/4/186 .

Чтобы учесть компенсацию расходов сотрудника-надомника на оплату услуг Интернета при расчете налога на прибыль, она должна быть экономически обоснованна и документально подтверждена * (п. 1 ст. 252 НК РФ). Для этого организации совместно с сотрудником нужно выполнить ряд требований.

Во-первых, в трудовом договоре должны быть условия о выполнении сотрудником работы на дому и о необходимости использования Интернета для выполнения служебных обязанностей. Кроме того, в трудовом договоре следует предусмотреть порядок возмещения расходов, связанных с использованием Интернета. Подробнее об оформлении трудовых договоров и о налоговом учете начисленных компенсаций за использование личного имущества сотрудника см.:

• Как выплатить и отразить в бухучете и при налогообложении компенсацию за использование личного имущества сотрудника (телефона, факса, компьютера и т. д., кроме автомобиля) .

Во-вторых, сотрудник должен представить организации документы, подтверждающие факт и размер расходов на Интернет (договор с провайдером, акты об оказании услуг, счета или квитанции об оплате услуг и т. п.).*

В-третьих, сотрудник-надомник должен организовать раздельный учет времени (трафика), в течение которого он использует Интернет для служебных и личных целей.* Об этом, в частности, сказано в письме Минфина России от 31 декабря 2004 г. № 03-03-01-04/1/194 . Дело в том, что при расчете налога на прибыль организация сможет учесть компенсацию, выплаченную за использование интернет-ресурсов исключительно для служебной деятельности сотрудника-надомника. Обеспечить раздельный учет затрат можно на основании отчетов провайдеров. В этих отчетах должны быть указаны адреса всех сайтов, посещенных сотрудником-надомником в течение отчетного периода, время посещения, объемы потребленной информации, а также установленные тарифы оплаты интернет-ресурсов.*

Главбух советует: если провайдер не согласен предоставлять подробные отчеты об интернет-ресурсах, использованных сотрудником-надомником, налоговая инспекция может признать начисленную ему компенсацию необоснованной. В таком случае для возмещения расходов сотрудника-надомника следует найти альтернативный вариант. Например, можно заключить с ним договор аренды компьютера и предусмотреть в нем возмещение расходов на Интернет в составе арендной платы, не выделяя их отдельной строкой.*

Елена Попова,

государственный советник налоговой службы РФ I ранга

С уважением,

Ирина Киселева, эксперт Системы Главбух.

Ответ утвержден Александром Родионовым,

заместителем руководителя экспертной поддержки.

Вопросы использования личного имущества разъяснены в письмах:

• Министерства финансов под номером 03-04-07-01/387, которое было опубликовано 23.12.2009 года и за номером 03-04-06-01/138, которое было принято в исполнение 17 июня 2009 года;
• Федеральной налоговой службы под номером 28-11/4115, которое было издано 21.01. 2008 года и за номером 18-11/3/088759, опубликованного 18.09.2007 года.

В указанных актах подчеркнуто, что любой вид компенсаций должен быть экономически обоснован, чтобы не возникли противоречия с нормативами законодательных актов. В противном случае работодатель может быть привлечен к мере воздействия в виде административной ответственности согласно положениям Кодекса об административных правонарушениях.

Приказ на возмещение расходов сотруднику (образец скачать)

У официально трудоустроенных лиц соответственно статьям 24, 226 налог НДФЛ исчисляется, удерживается, уплачивается работодателем. Работодатель исчисляет налог, исходя из их фактически затраченных сумм.

Соответственно статьи 252 НК расходы, связанные с применением мобильной связи на производстве должны быть подтверждены документами:

• платежными квитанциями;
• договорами с контрагентами;
• деловой перепиской с оператором связи.

Сообразно статье 63 Федерального закона за номером 126-ФЗ, инспекторы налоговой службы лишены возможности истребования некоторых видов официальных бумаг у работодателя. В ней отмечено о гарантиях, распространяемых на тайну переписки, осуществляемых посредством сотовой связи переговоров.

Приказ о возмещении расходов по подотчету

Их размер устанавливается в трудовом договоре в зависимости от договоренности сторон.Работодатель должен заключить договор с сотрудником на аренду мобильного телефона согласно указаниям статей 606-625 Гражданского кодекса РФ. В нем необходимо указать размер арендной платы, который будет выплачиваться работнику, установить порядок и сроки совершения платы.

Инфо

В некоторых случаях работодатель по согласию сотрудника вносит в трудовой договор или должностную инструкцию условия использования личного телефона в производственных целях, устанавливает размер компенсации, порядок и сроки осуществления оплаты компенсаций. Налогообложение Согласно указаниям статьи 209 Налогового кодекса РФ,получаемые физическими лицами в ходе трудовой деятельности доходы, подлежат налогообложению в обязательном порядке.

Приказ на оплату моб. связи и проезда

Но в нем стоит предусмотреть возможность того, что сотрудники приобретают товары (работы, услуги) за свой счет, а компания им компенсирует расходы. При этом можно перечислить конкретные ситуации, когда сотрудники вправе покупать товары в пользу компании, предварительно не получив деньги под отчет.

Обязательно также регламентировать порядок возмещения затрат: в течение какого срока сотрудник должен написать заявление о возмещении расходов и какие подтверждающие документы приложить к заявлению, в какой срок ему обязаны компенсировать затраты и т. д. В приказе можно зафиксировать максимальную сумму покупок, которую сотрудник может осуществить за счет собственных средств с последующим возмещением расходов.

С приказом сотрудников необходимо ознакомить под роспись.

Пример приказа возмещение интернет

Случаются ситуации, когда сотрудник тратит личные деньги на нужды компании, например, приобретение товаров, прохождение медосмотра, расходы на бензин, расходы в командировке и т.д. Данные расходы сотрудник может вернуть. Для этого ему необходимо написать соответствующее заявление на возмещение расходов сотруднику, а отделу кадров составить соответствующий приказ.

Ранее налоговая инспекция пояснила, что возмещение сотруднику денежных средств не облагается НДФЛ. Чтобы налоговая не удержала НДФЛ, данные документы нужно составить правильно и вовремя.
Ниже представлены образцы заполнения приказа, которые облегчат задачу.

Компенсация мобильной связи сотрудникам

В таких случаях используются не только современные технологии и интернет, но и обычная мобильная связь. Особенно это удобно в случае, если работа подразумевает постоянное перемещение на расстояние удаленное от рабочего места или частые командировки.

Внимание

Виды компенсации и нормативная база Согласитесь, что не совсем правильно, если рабочие вопросы сотрудник будет решать, используя свое средство связи и средства на нем. Именно в таких случаях работодателем должна быть предусмотрена компенсация за использование мобильной связи в рабочих целях.

Приказ на компенсацию мобильной связи

К тому же работодатель должен возместить расходы, которые возникают вследствие использования личного имущества. Например, за использование автотранспортного средства в интересах работодателя сотруднику выплачиваются денежные средства для приобретения топлива.

Размер компенсационных выплат устанавливается по договоренности сторон в трудовом договоре или соглашении, которое является дополнением к нему. Согласно указаниям статей 41, 45 ТК вопросы, касающиеся компенсаций необходимо включить в нормативно-локальные акты, коллективный договор предприятия.

При этом можно установить твердый размер выплат, которые должен платить работодатель за применение мобильного телефона и расходов на его обслуживание.

Приказ, который подтвердит расходы на покупки за счет сотрудников

Читайте по теме в электронном журнале Компенсация мобильной связи сотруднику В некоторых случаях, работодатель берет на себя помимо оплаты мобильной связи еще и покупку мобильных аппаратов для сотрудников. Это все должно быть правильно оформлено и проведено через бухгалтерию.

Как мы уже говорили, для того, чтобы руководителю компенсировать сотруднику расходы на мобильную связь, работодателю нужно сделать ряд действий. Среди них определить сотрудников, которым просто необходима мобильная связь для решения производственных задач.

И разработать правила пользования служебным телефоном. Все это должно быть отражено в коллективном договоре.
Иногда работодатель сам заключает договор с мобильным оператором, чтобы выбрать выгодные тарифы для общего пользования, либо безлимитные тарифы с фиксированной платой и заранее оплачивать связь.

Кроме того, такие вопросы обязательно должны быть отражены в нормативных актах организации с указанием фиксированной суммы выплат на такие расходы. Согласитесь, иногда сотрудник может использовать телефон в личных целях, на то он и телефон, чаще, чем по работе. Именно для таких возможных ситуаций нужна экономическая обоснованность покрытия подобных затрат. Подробнее о компенсации мобильной связи читайте здесь: Как уже было сказано, само предприятие решает какой именно размер выплат необходимо начислять для покрытия расходов на мобильную связь, в какие сроки и при каких условиях, а также какими документами регулируется весь этот процесс. Стоит отметить, что подобные компенсации изначально распространяются только на тех сотрудников, которые работают по трудовому договору. Для гражданско-правого договора такие условия не предусмотрены.

Приказ на возмещение расходов сотруднику (образец скачать)

Представить заявление с просьбой компенсировать осуществленные в интересах компании расходы и документы, подтверждающие стоимость покупки, сотрудник обязан в течение 15 рабочих дней со дня приобретения товаров (работ, услуг). Заявление о возмещении расходов визирует руководитель службы административно-хозяйственного обеспечения.

Инфо

Установить, что максимальная сумма разового приобретения товаров (работ, услуг) в интересах компании за счет собственных средств сотрудников не должна превышать 50 000 (пятидесяти тысяч) рублей. 5. Главному бухгалтеру Петровой А. П. обеспечить выплату компенсации сотрудникам в течение 10 рабочих дней со дня представления соответствующего заявления и подтверждающих документов.

Приказ о возмещении расходов по подотчету

• наименование документа, в данном случае - приказ;
• тип приказа - об оплате услуг сотовой связи;
• основание приказа - например, в связи с производственной необходимостью для обеспечения производственных процессов;
• постановление приказа с указанием наименования и имени должностного лица, который несет ответственность за выплаты компенсаций;
• перечисление должностей, за которыми закреплено право пользования мобильной связью за счет организации;
• назначить ответственным должностным лицам контролировать список номеров на балансе организации в пользовании сотрудниками;
• подпись, расшифровка и наименование должности.

Так как любые расходы в организации облагаются налогами, важно правильно оформлять документацию, чтобы в случае проверок надзорными органами, у них не возникло никаких сомнений в вашем безупречном ведении дел.

Приказ на оплату моб. связи и проезда

Любое предприятие при осуществлении хозяйственной деятельности применяет сервис мобильной связи, для обеспечения которой потребуются определенные средства. Мобильная связь используется работодателем в производственных целях, потому что она позволяет оперативно решать производственные цели и задачи предприятий особенно при разъездном характере работы.

Без нее невозможно обойтись на предприятиях, где предусмотрены частые и длительные командировки. Законодательная база Законодатель предписаниями статьи 164 Трудового кодекса назначает компенсации в виде денежных средств, которые предназначены для покрытия расходов понесенных сотрудником в ходе выполнения трудовых обязанностей.

Она выплачивается:

• за использование имущества, которое принадлежит сотруднику;
• за амортизацию имущества.

Данное положение закреплено в статье 188 ТК.

Пример приказа возмещение интернет

При этом он должен истребовать у сотрудника копию документа на приобретение мобильного телефона, подтверждающий принадлежность сотруднику на правах собственности. Скачать образец приказа: Приказ на компенсацию мобильной связи При безлимитном тарифе у оператора связи работодатель может произвести оплату по полной стоимости.

Если конечная сумма выплат зависит от затраченного на разговор времени, то он может определить стоимость звонков по детализации предоставленного сотрудником счета. Он является основанием для установления размера издержек сотрудника, использующего личное имущество.

Но безлимитный тариф неудобен своей дороговизной, что является его недостатком. К тому же вносимая ежемесячно фиксированная плата распространена исключительно на местные звонки, а за осуществление междугородних звонков работодателю приходится платить отдельно.

Компенсация мобильной связи сотрудникам

Установленных образцов нет, сочиняется за 5 минут, главная проблема не в приказе, а в отнесении расходов. ПриказОб оплате услуг сотовой связиВ связи с производственной необходимостью, для обеспечения бесперебойного функционирования бизнес-процессов и укрепления межфункциональных связейПРИКАЗЫВАЮ1.
Главному бухгалтеру ….. производить ежемесячную оплату стоимости телефонных переговоров работникам … департамента в пределах:а) начальник департамента — …. рублей/мес;б) начальник управления — …. рублей/мес;в) начальник отдела — ….рублей/мес;г)…д)…2. Начальнику Управления IT закупить терминалы мобильной связи в количестве….
шт, обеспечить ими сотрудников по списку (Приложение 1), заключить с сотрудниками (Приложение 2) договоры безвозмездной аренды Предприятием личных терминалов мобильной связи работников.3.

Приказ на компенсацию мобильной связи

Как правило, к ним относятся:

• детализированный счет;
• расшифровка переговоров.

Расходы на оплату услуг оператором связи сообразно статье 264 НК при исчислении налога на прибыль входят в число прочих расходов. Налогом не облагаются компенсационные выплаты сообразно статье 217 НК РФ, совершаемые сотрудникам за применение личного аппарата в производственных целях, издержки, связанные с услугами сотового оператора.

Компенсация расходов сотрудников на применение сотовой связи в интересах работодателя,подтвержденная документами сообразно статьям 217 НК и 9 Федерального закона № 212-ФЗ, письма Министерства финансов № 03-04-06/22274, опубликованного 20.04.2015 года не подлежит обложению налогом НДФЛ. Налог отчисляется с издержек сообразно статьям 264, 346.16 НК, которые платятся за услуги сотовой связи.

Приказ, который подтвердит расходы на покупки за счет сотрудников

В случае, когда производится постоплата за средства мобильной связи, необходимо осуществить ее на основании предоставленных счетов и детализации разговоров. Но все это должно регулироваться заключенным между сотрудником и работодателем соглашением, оформленном в письменном виде.

Случается, что работодатель может установить лимит на каждый номер сотрудника продолжительностью до одного года. Если получится документально подтвердить лимитированные расходы, то компанию могут освободить от уплаты НДФЛ от стоимости расходов.

Внимание

При необходимости, по решению руководителя, лимит может быть увеличен. В случае неправомерного превышения лимита, оплата излишков ложится полностью на плечи работника.

Почти во всех компаниях есть сотрудники, у которых должностные функции так или иначе связаны с регулярными поездками по городу и соседним населенным пунктам. Как правило, это водители, курьеры, торговые агенты. Чуть реже приходится разъезжать например юристам, бухгалтерам, мерчендайзерам и другим.

Таким сотрудникам компания либо заранее покупает проездной билет - единый или на отдельные виды транспорта, либо по факту возмещает стоимость
приобретенного ими билета.
Работникам, чьи должностные функции предусматривают регулярные разъезды, компания обязана возмещать затраты в связи с рабочими поездками, в том числе расходы на проезд. Список подобных профессий и должностей работников надо утвердить в коллективном договоре или локальном нормативном акте. Этими же документами нужно закрепить порядок, условия и размеры компенсирования расходов на поездки. Работодатель может сам установить, чья работа относится к разъездной.

Итак, компании нужно выполнить несколько шагов:
Шаг 1: Установить порядок компенсации затрат на проезд в локальном нормативном акте (как правило, в компаниях разрабатывают Положение о разъездном характере работы), коллективном или трудовом договоре. Приведем пример формулировки условия:

«…4.3. С целью компенсации затрат на проезд сотрудника в последний рабочий день настоящего месяца выдается приобретённый за счёт средств организации единый проездной билет. В случае покупки сотрудником проездного билета за личные средства, работнику компенсируется полная его стоимость. Затраты на проезд иными видами транспорта компенсируются в общеустановленном порядке.
4.3. Работники, указанные в п. 4.3, не позднее трёх рабочих дней по истечении месяца, на который были предоставлены проездные билеты, обязаны предоставить их бланки в бухгалтерию….»

Шаг 2: Надо закрепить приказом или приложением к Положению список "разъездных" профессий и должностей:

«… Перечень профессий и должностей работников ООО "Сатурн",
постоянная работа которых имеет разъездной характер
1) мерчендайзер
2) юрист…»

Шаг 3: Надо закрепить условие о разъездном характере в трудовых договорах (или доп. соглашениях) сотрудников. Например, формулировка условия может быть такой:

«…6.1. Работнику устанавливается разъездной характер работы.
6.2. Для выполнения Работником должностных обязанностей он осуществляет рабочие поездки в пределах городов Химки и Реутова.
6.3. Размер и порядок компенсирования затрат, осуществленных в связи со служебными поездками, закреплены действующим в ООО "Сатурн" Положением о разъездном характере работы, утв. 8.02.2015.
6.4. Поездки Работника, осуществляемые за пределами населенных пунктов, указанных в п. 6.2 настоящего договора, признаются служебными командировками и оформляются в установленном законодательством РФ порядке…»

Налоговый учёт
Рассмотрим НДФЛ и страховые взносы. Так как компенсация затрат на проезд происходит по требованию норм Трудового кодекса, подоходный налог с неё не удерживается (п. 3 ст. 217 НК РФ).
Теперь что касается взносов в фонды, то ими также не облагается сумма возмещения затрат. Не подлежат обложению все виды компенсационных выплат, предусмотренных законодательством, которые связаны с осуществлением работником своих должностных функций (Федеральный закон № 212-ФЗ). Взносы не начисляются на компенсирование стоимости проездных билетов для сотрудников с разъездным характером работы.
Аналогичны нормы и в отношении взносов на страхование от несчастных случаев на производстве и профзаболеваний. Следовательно, возмещение также освобождается от обложения взносами ФСС на травматизм.
В налоговом учёте компенсация проездных затрат при условии их документального подтверждения учитывается при определении налоговой базы по налогу на прибыль в составе прочих расходов. При применении УСН она не признаётся в расходах.
В бухучёте компенсирование проездных затрат отражается такими проводками:
Дебет 20 (26, 44) – Кредит 73 - отражаем проездные затраты;
Дебет 73 (70) – Кредит 50 (51) – возмещаем затраты работнику.

Компенсация телефонных счетов
Одним из самых распространенных видов компенсации сотрудникам является возмещение расходов на оплату услуг сотовой связи. Это происходит независимо от того, кому принадлежит мобильный аппарат, на кого зарегистрирован номер и кем - сотрудником или компанией - заключен договор с оператором сотовой связи. Значение имеют первичные документы, которые подтверждают факт несения затрат на оплату услуг сотовой связи,- чеки, квитанции и т.п.
Производственная необходимость и заинтересованность компании в таких расходах зачастую вызваны следующим: для оперативного разрешения каких-либо вопросов конкретными работниками, создания условий труда для тех категорий работников, должностные обязанности которых так или иначе связаны с телефонными переговорами.
Сотруднику, который использует свой собственный телефон в рабочих целях, компания имеет право возместить подтвержденные документами затраты на сотовую связь в полном объеме или в пределах закрепленного ею лимита.
Список документов, который может подтвердить производственную направленность телефонных разговоров, законодательно не закреплен. К документам, которые могут экономически обосновать использования сотового телефона, можно отнести:

• приказ руководителя компании об утверждении перечня работников, которые для выполнения должностных функций используют личные телефоны;
• детализация счетов поставщика сотовой связи;
• должностные инструкции, в которых указано, при осуществлении каких функций работник может пользоваться сотовой связью.

Размер компенсации определяется по соглашению с работником и, как правило, закрепляется в условиях трудового договора (доп. соглашении).
Компенсировать затраты работника на телефонные переговоры возможно двумя вариантами:

Можно закрепить, что компания компенсирует работнику стоимость всех переговоров, взаимосвязанных с работой, на основе детализации телефонных разговоров.
Работодатель имеет право установить ежемесячную фиксированную сумму возмещения. Она устанавливается приказом руководителя.

Компенсация работнику телефонных переговоров полностью освобождена от обложения подоходным налогом и страховыми взносами во внебюджетные фонды. В налоговом учёте компенсация учитывается как оплата услуг связи и на ОСНО, и на УСН.
В бухучёте компенсация отражается такими проводками:
Дебет 20 (26, 44) – Кредит 73 – отражены затраты на телефонные переговоры;
Дебет 73 – Кредит 50 (51) – возмещены затраты сотруднику.

НДС с возмещения разговоров, к вычету принять не получится, так как счет-фактуру на имя компании поставщик связи не выставляет.